Стоматология Ледамед - подтверждение записи на прием

Клиент

Ledamed — крупная многопрофильная клиника в Республике Беларусь. Оказывает услуги по направлениям:

• Стоматология
• Косметология
• Оптика
• Другие медицинские услуги

Задача

Каждый день в клинику поступает более 170 заявок на запись. Администратор консультирует по врачам и услугам. Пациент говорит когда ему удобно и администратор смотрит свободные окошки и записывает.

До нашего решения, процесс подтверждения записи выглядел так: Администратор открывал расписание и вручную прозванивал каждого пациента записанного на следующий день. Пациент говорил что сможет прийти, либо отказывался от визита, а администратор менял статус у заявки. Если дозвониться до пациента не получалось, ставили галочку Не дозвон.

На подтверждение одной такой записи администратор тратил от 1 до 3 минут. В день среднем было 30-40 записей на 1 администратора, которые нужно подтвердить.

Руководители клиники видели что число записей растет, и пришли с запросом автоматизировать процесс подтверждения приема.

Решение

Для решения этой задачи мы разработали функционал в рамках МИС Медвебстор. Он запускается в 10:00 часов и собирает все записи, у которых дата начала поставлена на завтрашний день и статус заявки «Запланировано».

По каждой такой записи запускается бизнес-процесс, где на номер телефона клиента отправляется SMS с текстом и индивидуальной ссылкой.

Решение для генерации таких ссылок мы разработали сами. Так выглядит страница подтверждения в SMS сообщении. Клиент получает напоминание, а клиника подтверждение приема. Данное подтверждение можно менять из Битрикс24, добавлять параметры, менять кнопки и дизайн.

Если пациент нажимает кнопку «Подтвердить», то разработанный процесс переводит запись на прием в статус Подтверждено, следовательно, оператору не надо самому звонить клиенту.

Если пациент нажимает «Отказаться», то запись на прием попадает в статус Не подтверждено, тут в работу вступает оператор, он может связаться с клиентом и выяснить причину и отменить запись, либо перенести ее на другую дату и время.

Интерфейс подтверждения записи

Рассмотрим работу скрипта на примере рассылки на 25.04.2025. Днем ранее было зарегистрировано 160 заявок, к началу работы скрипта в 10:00 администраторы зарегистрировали еще 3 человек. Через 2 часа после рассылки запись подтвердили более 70 человек. За это время администраторы записали еще 18 человек.

Процесс автоматического подтверждение записи на прием: система регистратуры заменяет ручные прозвоны

Самое удобное что во время работы скрипта, администратор продолжает делать предварительные записи на прием на следующий день.

Процесс изменений в клетках записи администратора: Светло зеленые клетки – это приемы которые подтвердил клиент.

Результаты внедрения (25.04.2025)